Defizite in der Kommunikation oder unsorgfältiges Vorgehen während eines Informationsvorgangs sind die häufigsten Ursachen für Schwierigkeiten in einem Betrieb. Auch die Wahl des Kommunikationsmittels kann wichtig sein: Mail, Telefon oder Fax sind zeitsparend, aber nicht immer effizient. Andere Kommunikationsmittel wie die Arbeitssitzung, die Teamsitzung oder das Gespräch sind umfassend und erreichen die Empfänger/innen, benötigen aber viel Zeit. Es lohnt sich, Zeit für das Planen einer Informationsstrategie aufzuwenden, sich zu überlegen, was und wie kommuniziert wird, anstatt unüberlegt Informationen zu streuen.
Störungen von Informationsprozessen beheben. Täglich wird in einem Betrieb und in der Ausbildung von lernenden Personen informiert und kommuniziert. Auch wenn wir regelmässig Informationen austauschen – und jeder von uns im wahrsten Sinn des Wortes ein „Kommunikationsprofi“ ist – unterlaufen allen Beteiligten Fehler, die die Qualität der Kommunikation empfindlich stören können.
Kommunikation und Information. Kommunikation ist der Lebensnerv jedes Unternehmens, ohne sie läuft gar nichts. Das fängt morgens bei der Begrüssung an, geht weiter mit dem Austausch von Informationen, Anweisungen werden gegeben und Privates wird besprochen. Eine gut funktionierende betriebliche Kommunikation ist demnach enorm wichtig für die Leistungsfähigkeit jedes Unternehmens.
Kommunikation ist aber auch ein Grundbedürfnis jedes Menschen und eine wichtige Bedingung für seine Handlungsfähigkeit. Sie ist Grundlage für soziale Kontakte, soziale Anerkennung, die Herausbildung von Team- und Führungsfähigkeit und die persönliche Entwicklung. Zunehmend werden heute technisch-rationale Überlegungen in den Vordergrund gerückt und die zwischenmenschliche Kommunikation wird EDV-Systemen übertragen. Junge Menschen verwenden neue Kommunikationsmittel wie SMS, MMS, Mails etc. um sich zu organisieren und abzusprechen. Zu schnell wird dabei Kommunikation mit Austausch von Sachinformationen gleichgesetzt. Offener Meinungsaustausch und Diskussionen in guter Atmosphäre sind für den Betrieb unersetzlich, denn erfolgreiche Teamarbeit baut auf direkte zwischenmenschliche Kommunikation.
Auf dem Weg zu einer guten Kommunikation. Wiederholen, was mein Gegenüber gesagt hat. Es geht darum, mit anderen Worten die Aussagen des Gegenübers aufzunehmen. Die Vorteile dieses Vorgehens: Es klärt den Sachverhalt und überprüft, ob das Gesagte verstanden wurde. Es zeigt, dass das Gegenüber wahrgenommen wird. Es fördert den Austausch, indem es die Schwerpunkte des Gesprächs betont. Redewendungen, die das Aufnehmen der Aussagen des Gegenübers vereinfachen: “Wenn ich richtig verstanden habe, & ”, “Sie sagen, dass & ”, “Sie möchten, dass & ”.
Fragen richtig stellen. Es geht darum, im persönlichen Kontakt sein Gegenüber richtig zu verstehen. Gezielt gestellte Fragen helfen, die Gedanken besser zu strukturieren und zu formulieren. Dadurch wird den Zuhörenden klarer, was ihr Gegenüber denkt. Offene Fragen fördern die Entwicklung der Gedanken und das Skizzieren von Ideen. Geschlossene Fragen präzisieren die Inhalte oder geben dem Gespräch einen neuen klaren Rahmen.
Beispiel: Felix Durrer: „Sie wissen, dass David krank war und ich für ihn verschiedene Arbeiten erledigen musste. Dazu kam das verlängerte Wochenende und zum Schluss fielen am Dienstag alle Busse aus. Ich kam erst um zehn Uhr zur Arbeit. Es ist wirklich nicht meine Schuld, wenn ich Zeit verloren habe.“ Paul Meister: „Wenn ich Sie richtig verstanden habe, möchten Sie den Abgabetermin für den neuen Auftrag verschieben, um die Arbeit, die ich Ihnen am letzten Donnerstag übergeben habe, zu beenden?“.
Beispiele offener Fragen: „Warum haben Sie dieses Material verwendet?“. „Wie könnte man diesen Prozess verbessern?“. Beispiele geschlossener Fragen (können mit ja oder nein beantwortet werden): „Sind Sie in der Lage, diese Maschine zu bedienen?“. „Waren Sie gestern um 17 Uhr in der Werkstatt?“
Quelle: Handbuch betriebliche Grundbildung, DBK, 2006
